«Найти и обезвредить». Чем полезен кадровый аудит?

«Найти и обезвредить». Чем полезен кадровый аудит?  11.04.2019 08:28

Обязательство работодателя вести кадровое делопроизводство и учет персонала в рамках трудовых отношений установлено нормами Трудового Кодекса и иными нормативными документами трудового законодательства.

Кадровое администрирование трудовых отношений и учет персонала являются одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности любой организации и оказывает непосредственное влияние на ее результаты. Ведение работодателем кадрового документооборота в соответствии с установленными нормами и правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и в судах и досудебных разбирательствах в трудовых спорах с работниками.

Как же выявить, насколько верно и в соответствии ли с установленными нормами ведется эта работа в компании?

Для проверки качества работы в компании с кадровыми документами и выполнения процедур в рамках трудовых отношений существует такая процедура как «кадровый аудит». Кадровый аудит включает в себя экспертизу правильности ведения самого кадрового документооборота, включая анализ текстов конкретных документов на его соответствие требованиям трудового законодательства, а также, оценку потенциальных рисков наложения санкций и возникновения ответственности сторон трудовых отношений при проведении проверок и в случае конфликта работника с работодателем или наоборот при возникновении трудовых споров. Т.е. как таковой кадровый аудит позволяет выявить возможно уже допущенные работодателем нарушения и снивелировать потенциальные риски на будущее. При проведении кадрового аудита работодатель может определить, каких необходимых документов в HR службе нет, какие потребуют переработки/ доработки, какие можно оставить без изменения и они пригодны для использования.

В каких случаях проверка необходима?

Основные события, которые подталкивают руководство компании к проведению кадрового аудита, обычно не самые приятные в процессе существования бизнеса, но они не всегда критичны. Наиболее часто инициирует проверку или сам собственник бизнеса или первое лицо, управляющее бизнесом в качестве наемного работника, но также, проверку могут инициировать непосредственно и сами работники HR подразделения.  Когда же имеет смысл и даже необходимо провести кадровый аудит в компании:

• при смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
• при потенциальной угрозе возникновения претензий и прихода проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и иных спорных случаях);
• при смене руководства компании или смене собственника бизнеса;
• при необходимости приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений (требующих актуализации действующих документов, разработки новых);
• при получении информации или предписания о предстоящей плановой (внеплановой) проверки трудовой инспекцией и иными контролирующими органами.

Также, кадровый аудит удобен как инструмент для оптимизации работы HR подразделения, автоматизации процессов администрирования трудовых отношений, оценки текущего состояния и разработок рекомендаций по оптимизации работы компании.

Но! Основная проблема, которую решает кадровый аудит, это уменьшение потенциальных рисков, связанных с нарушением норм и требований действующего трудового законодательства. Поэтому кадровый аудит, прежде всего, предназначен и направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков»  в трудовых отношениях работодателя с работниками и контролирующими органами.

Как же проводить и кто это может делать?

Кадровый аудит - довольно простая процедура, но одновременно и сложная ввиду того,что требуется довольно высокий уровень квалификации специалиста, который будет его проводить, обширные и разносторонние знания эксперта, которые аккумулируются и прикладываются к процессу экспертизы в каждой конкретной компании. И чем выше квалификация и чем обширнее знания специалиста, тем точнее будет проведен аудит, тем больше вероятность,что максимальное количество ошибок будет обнаружено и будут сделаны наиболее точные рекомендации,как их исправить с наименьшими рисками для работодателя.

Есть два пути решения такого рода задачи. Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги, также можно осуществить эту проверку штатным работникам собственной компании из HR подразделения.

В случае, если компания предпочтет проведение аудита сторонними экспертами, то опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы.  При формировании отчета, сторонний эксперт  укажет выявленные при проверке нарушения, их возможные последствия и риски для бизнеса, даст рекомендации по устранению выявленных ошибок, также, при наличии заинтересованности заказчика услуги в дальнейшем поможет в восстановлении и актуализации документации. Считаю необходимым отметить важное преимущество проведения кадрового аудита силами стороннего эксперта – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета в компании, наличии разностороннего опыта в области трудовых отношений, т.к. в проведении аудита будет применятся опыт работы в предыдущих компаниях, опыт разрешения трудовых споров, в т.ч. в суде, опыт неоднократного прохождения проверок и подготовок к ним в различных сферах деятельности бизнеса.

В случае реализации кадрового аудита может собственными силами необходимо издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника кадровой или HR службы), определить сроки и способ проверки.

Аудит можно проводить:

• выборочно (определенное количество или профилей должностей, подразделений и все кадровые документы по ним)
• путем сплошной (тотальной) проверки.

Во многом, определяясь с видом проверки, необходимо учитывать количество работников в компании, цели, задачи, периоды, за которые хотелось бы проверить документацию, и сроки реализации этого проекта. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же удобнее определить тему и цель планируемой внутренней проверки.

Рекомендация:  обязательно вносить в список к проверке особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно действующим нормам законодательства и локальным актам работодателя предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Всю документацию данных категорий работников необходимо проверить особо внимательно. 

Как проверяем? Составляем план.

Для проведения качественного аудита необходимо разработать план, учитывая требования законодательства, составить список документов, обязательных для работодателя. Часть таких документов четко определена Трудовым кодексом, другая часть вытекает из логики применения права, судебных решений, практики проведения проверок контролирующими органами.  Далее произвести сверку наличия обязательных документов, их экспертизу на актуальность и соответствие нормам действующего законодательства, определить, что остается в плане на разработку

Примерный перечень законов, регламентирующих документацию и процессы в рамках трудовых отношений:

При проведении аудита ни в коем случае нельзя забывать о различных нормативных документах, регулирующих деятельность бизнеса (региональные соглашения, приказы, инструкции и пр.), которые добавляют особые требования к оформлению и администрированию трудовых отношений. Также, на сегодня важно во время проведения аудита обращать внимание и ,может быть, даже руководствоваться проверочными листами ГИТ, которые в качестве основы для проведения проверок используются проверяющими инспекторами ГИТ.

Из практики проведения кадрового аудита своими силами необходимо:

1. Составить и согласовать с заказчиком (как с внутренним, так и с внешним) план проверки;

2. Сформировать список всех работников, документация по которым будет подвергнута проверке;

3. Определить перечень документов, обязательных и дополнительных для данной конкретной компании, учитывая специфику сферы деятельности бизнеса;

4. Определить перечень кадровых документов для проверки и период, за который будет проверена документация;

5. Подготовить форму «проверочного листа», в которую будут вноситься данные по обнаруженным и фиксируемым нарушениям, отсутствию/наличию документов.

При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание, внесенные или не внесенные изменения и порядок их внесения, ознакомления с документами работников (соблюдение сроков, порядка и формы ознакомления).

Проверка трудовых книжек, их наличия и правильности их ведения и учета, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек - является одним из обязательных и очень важных блоков проверки документации в рамках кадрового аудита.  В том числе и по уволенным работникам! Нарушения в данной области обычно обходятся работодателям довольно дорого, т.к., например, за задержку трудовой книжки на сегодняшний день работодатель несет материальную ответственность перед работником помимо административной перед контролирующими органами.

При проверке рекомендуем обращать внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность, соблюдения архивных требований. 

Качественный и полный аудит подразумевает проверку зоны охраны труда в т.ч. Квалифицированный эксперт всегда включает этот блок документации и процедур в кадровый аудит заказчика.

Итоги кадрового аудита. Что должно быть, как с ними работать.

По результатам проведенного аудита внутренними ресурсами в этот же «проверочный лист» вносятся сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов с указанием ответственных лиц за данную работу. Внешний эксперт, проводящий аудит, даст рекомендации по необходимым корректировкам и разработкам с указанием правового обоснования необходимости этих право, укажет риски и возможные пути их нивелирования заказчиком. На основании предоставленных рекомендаций можно продолжить работу с внешним экспертом по устранению обнаруженных нарушений или же разработать план по самостоятельному их устранению штатными работниками компании.

Сформировать результаты сверки рекомендую в виде таблицы. Таблица наглядно покажет, какие документы и локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать.

В заключение как внешним экспертом, так и внутренним штатным работником компании по результатам проведенной проверки составляется отчет о текущем состоянии исполнения норм законодательства в общем и кадрового делопроизводства в частности, анализируются возможные риски, определяется, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются рекомендации и меры, которые следует предпринять для устранения выявленных недостатков и снижения рисков для бизнеса, делаются выводы для выстраивания дальнейшей работы в данном направлении деятельности компании. Внешний эксперт представляет заказчику услуги свой отчет по своей авторской форме (установленной формы отчета по данной услуге нет), внутренний штатный специалист (или комиссия) предоставляет отчет по проделанной работе по установленным в компании стандартам.